Онлайн магазините в България стават все повече – от малки магазини, изградени чрез платформи като Etsy и Shopify, до големи електронни търговци със стотици артикули. Независимо дали продавате физически стоки, дигитални продукти или комбинация от двете, счетоводството на онлайн магазина изисква специфичен подход, който се различава от класическата търговия на място.
В тази статия разглеждаме какво трябва да знаете за счетоводството на вашия онлайн магазин и електронната търговия – от документите и ДДС регистрацията до отчитането на плащанията през различни платформи.
Какви документи са нужни за онлайн магазин?
Воденето на счетоводство на онлайн магазин изисква организация на няколко типа документи, които често се различават от документите при класическата търговия:
- фактури и други документи за продажба – издавани според конкретния случай и изискванията на приложимото законодателство;
- отчети и извлечения от платежни системи (Stripe, PayPal, Revolut Business, Wise и други) – съдържащи информация за трансакции, такси, възстановени суми и получени плащания;
- документи от доставчици – фактури за стоки, транспорт, опаковки;
- документи, удостоверяващи връщания, рекламации и корекции на продажби (например протоколи за връщане, приемо-предавателни документи, кредитни известия при необходимост);
- документи за доставка – фактури от куриери, разписки за изпратени пратки.
Всеки от тези документи трябва да бъде съхраняван и отчитан правилно, за да бъде счетоводството изрядно съгласно приложимите счетоводни и данъчни изисквания.
ДДС регистрация за онлайн магазин
Един от първите въпроси пред собствениците на онлайн магазин е дали имат нужда от ДДС регистрация. Задължителната регистрация по ЗДДС може да възникне на различни основания – включително при достигане на законовия оборотен праг, при получаване на определени услуги от чужбина (например рекламни услуги от Google или Meta), при вътреобщностни операции и в други случаи, предвидени в закона. Много онлайн магазини се регистрират доброволно още в началото, особено ако работят с други фирми (B2B).
Ако продавате на крайни клиенти (B2C) в други държави от ЕС, при определени условия може да възникне задължение за начисляване на ДДС според държавата на клиента. При дистанционни продажби на стоки и определени услуги, когато общата стойност на тези продажби надхвърли прага от 10 000 евро годишно общо за всички държави членки на ЕС, режимът OSS позволява деклариране и плащане на дължимия ДДС чрез една регистрация в България, без да се налага регистрация за ДДС във всяка държава поотделно.
При продажби към фирми, регистрирани по ДДС в други държави членки на ЕС, може да възникне режим на вътреобщностни доставки. При наличие на законовите условия това може да изисква подаване на VIES декларации и спазване на допълнителни изисквания за документиране.
Важно е да се има предвид, че OSS се прилага при определени условия и не е задължителен за всички онлайн продажби. Зависи от вида на продукта, клиента и модела на продажба.
Отчитане на плащания от Stripe, PayPal и други платформи
Почти всички онлайн магазини използват поне една платежна система – Stripe, PayPal, Revolut, Wise или друга. Тези системи обичайно начисляват такси или комисиони, които трябва да бъдат правилно отчетени.
Основното предизвикателство е, че при много платежни системи сумата, която реално получавате по сметката си, може да бъде по-малка от стойността на продажбата към клиента поради удържани такси и комисиони. Правилното отчитане на тези разходи е важно за точното определяне на приходите и разходите.
При работа в различни валути се появява още един фактор – валутната разлика. Когато получавате плащания в щатски долари, британски лири или друга чуждестранна валута, операциите се преизчисляват в евро съгласно приложимите счетоводни правила и валутния курс към датата на счетоводната операция, като впоследствие могат да възникнат валутни курсови разлики.
Връщания и рекламации
При онлайн продажбите връщанията на стоки и корекциите на продажби са често срещано явление. При дистанционни продажби потребителите по правило имат право на отказ от договора в 14-дневен срок от получаване на стоката съгласно Закона за защита на потребителите, освен в предвидените от закона изключения. В зависимост от конкретния случай се извършват необходимите счетоводни корекции и възстановяване на получените суми.
Връщанията трябва да бъдат правилно документирани, за да се извършат необходимите счетоводни и данъчни корекции и да не се начислява ДДС върху продажби, които впоследствие са коригирани съгласно приложимите правила. Това е една от често срещаните грешки при счетоводството на онлайн магазини.
Касови бележки и отчитане на плащанията
При онлайн търговията начинът на плащане е от значение за счетоводното и данъчното отчитане. В зависимост от това дали клиентът плаща с банков превод, карта, наложен платеж или друг метод, могат да възникнат различни задължения съгласно действащите изисквания, включително правилата за отчитане на продажбите съгласно Наредба Н-18, когато са приложими. Всеки онлайн магазин трябва да прецени конкретния си модел на работа и приложимите към него правила.
Популярни платформи и тяхната специфика
Различните платформи за онлайн търговия предоставят различни отчети и изискват различен подход при отчитане:
- Shopify – предоставя подробни отчети за продажби, връщания и такси;
- WooCommerce – работи с WordPress и предоставя отчети чрез приставки;
- Etsy – начислява такси за листинг, трансакции и доставка;
- Amazon – начислява такси за fulfillment, съхранение и трансакции;
- собствен сайт – начинът на отчитане зависи от използваната платформа, платежните интеграции и възможностите за автоматично извличане на данни.
Всички тези платформи генерират данни, които трябва да бъдат обработени и отчетени правилно.
При продажби чрез международни маркетплейси като Amazon и Etsy могат да се прилагат специфични правила за ДДС и отчитане, затова е важно да се анализира конкретният модел на работа и държавите, в които се извършват продажбите.
Често срещани грешки при счетоводството на онлайн магазин
- неправилно отчитане на таксите на платежните системи;
- липса на документи за връщания и рекламации;
- пропускане на задължителна регистрация по ЗДДС при наличие на законово основание;
- неправилно прилагане на OSS при продажби в ЕС;
- смесване на лични и бизнес плащания;
- непълна документация за доставчици и транспорт.
Как InTax може да помогне?
В InTax разбираме спецификите на онлайн търговията и работим със собственици на онлайн магазини от различни платформи. Помагаме ви да организирате правилно счетоводството, да подготвите и извършите необходимите процедури по ДДС регистрация, да управлявате OSS задълженията си и да водите точен отчет на приходите и разходите.
Ако водите онлайн магазин и търсите надежден счетоводен партньор, свържете се с нас, за да обсъдим вашия конкретен случай.